Einrichtung einer Videokonferenz
Mit diesen Schritten finden Sie Ihre ideale Videokonferenz-Lösung
Die Anforderungen
Reden Sie mit Ihren Kollegen und denjenigen, die oft an Meetings teilnehmen. Finden Sie heraus welche Anforderungen sie stellen und wie sie am besten arbeiten können. Auch bei Fachpersonal nach Rat zu fragen, kann Sie bei der Planung unterstützen.
Diese Fragen helfen dabei, die passende Ausstattung zu planen:
- Wie viele Personen sollen an den Videokonferenzen teilnehmen können?
- Wie viele Videokonferenzen sollen gleichzeitig im Konferenzraum abgehalten werden?
- Brauchen zugeschaltete Teilnehmer eine bestimmte technische Ausrüstung, um teilnehmen zu können? (z.B. im Homeoffice)
- Was halten Ihre Kollegen/ Mitarbeiter von Videokonferenzen?
- Welche Plattformen, Dienste (z.B. Teams, Zoom etc.) und Anschlussmöglichkeiten sollten unterstützt werden?
- Welche Anwendungs- & Konferenzarten sollten unterstützt werden?
- Nutzen Ihre Konferenzbeteiligten ihre eigenen Geräte (Bring Your Own Device) oder brauchen Sie eine Komplettlösung, also eine notwendige Ausrüstung, die schon im Raum vorhanden ist?
- Welche Ausstattung haben Sie bereits? Vielleicht besitzen Sie schon Geräte, die Sie weiterverwenden können und müssen Ihre Ausstattung nur noch um beispielsweise Kameras und Lautsprecher erweitern.
Die Raumauswahl
Potenzielle Räume, die Sie für Videokonferenzen nutzen können, müssen nicht zwangsläufig Konferenzräume sein. Meistens werden viele kleinere Räume ausgestattet (Huddle Rooms). Sie können aber auch nur einen Teil eines Büros als Huddle Space einrichten. Um zu erfahren welche Lösung für Sie am besten ist, sollten Sie folgende Stichpunkte/ Tipps beachten:
- Eine Ausrüstung angepasst an die Anzahl der Personen ist sinnvoll, da unteranderem die Tonqualität am Ende darunter leiden könnte.
- Wenige aber hochwertige Lichtquellen sind wichtig, damit sich die Videokamera den Lichtverhältnissen besser anpassen kann (Gegenlicht ist zu vermeiden).
- Ebenso Störgeräusche im Hintergrund, härtere Bereiche im Raum, die zu Echos führen, oder hohe Decken, sollten bei der Raumauswahl berücksichtigt werden.
- Die Wahl der Kamera hängt immer mit der Anordnung des Tisches bzw. der Stühle darum und der Größe des Raumes ab. Wenn beispielsweise die Teilnehmer dicht vor dem Bildschirm sitzen, müssten Sie zu einer großen Weitwinkel Kamera greifen. In tieferen Räumen wäre ein optischer Zoom sinnvoll.
Fragen Sie sich bei der Raumauswahl welche Räume diese Kriterien erfüllen oder sich leicht umfunktionieren lassen.
Die Installation
Es gibt viele Konferenzausstattungen, die einfach und schnell installiert werden können. Natürlich hängt dies davon ab, was möglich ist und welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Wir beraten Sie natürlich gerne und stehen Ihnen als Fachpersonal bei Ihrer Entscheidung zur Seite. Gemeinsam finden wir die perfekte Lösung, die Ihrer Vorstellung entspricht. Hier vorab ein paar Anhaltspunkte bezüglich der Installation:
- Die Kamera sollte in Augenhöhe ausgerichtet werden.
- Bei den Produkten einiger Anbieter ist es sinnvoll diese zu registrieren und regelmäßige Updates durchzuführen, um Funktionalität zu gewehrleisten und die neusten Features zu nutzen.
- Brauchen Sie zusätzliche Mikrofone? Kann jeder am Tisch gehört werden?
- Sitzt der Moderator immer an derselben Stelle oder variiert die Position?
- Wie groß ist der Abstand zwischen Bildschirm und Tisch?
Die Nutzung
So gewährleisten Sie Videokonferenzen von hoher Qualität und Produktivität:
- Um Video- oder Audioprobleme bei Meetings zu vermeiden, sollten Sie vorher überprüfen welche Video- & Audiogeräte Ihr PC nutzt und sie vielleicht vorher nochmal testen. So können Sie, wenn nötig, vorab Änderungen in den Einstellungen vornehmen.
- Störgeräusche, wie das starke Tippen auf einer Tastatur oder das klirrende Umrühren in der Kaffeetasse, sind vermeidbar und können von bestimmten Kameras falsch interpretiert werden, sodass diese den Sprecher nicht mehr fokussieren.
- Wenn Sie eine Konferenz über eine App auf Ihrem Laptop abhalten, wäre es besser, wenn Sie sich wenn möglich vom WLAN trennen und über das Netzwerkkabel eine Verbindung zum Internet aufbauen.
- Wenn Sie planen Ihren Bildschirm zu teilen, sollten Sie vorher nochmal schauen, ob ihr Hintergrund aufgeräumt und Ihre offenen Tabs etc. geordnet sind. So können Sie und Ihre Teilnehmer sich während der Präsentation besser konzentrieren.
- Verhalten Sie sich bei Remote Teilnehmern, als ob sie ihnen persönlich gegenübersitzen; das bedeutet, dass Sie darauf achten sollten, ab und an in die Kamera zu schauen. So haben alle zugeschalteten Personen das Gefühl, dass Sie/ sie an der Konferenz aktiv teilnehmen.
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