Was bedeuten die zwei Prinzipien „bring your own device“ BYOD und „bring your own meeting“ BYOM und worin unterscheiden sie sich?
Unter „Bring your own device“ wird das Einbinden von privaten mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones in Technik eines Meetingraums verstanden. Eine hybride Nutzung der Endgeräte für berufliche und private Zwecke löste diesen Trend aus.
Ein Meetingraum mit BYOD-Kompatibilität ermöglicht unkompliziertes und schnelles Teilen von verschiedensten Inhalten der Endgeräte über das Display oder den Beamer im Konferenzraum. Das kann eine Präsentation sein, die kabellos von einem Tablet übertragen wird, oder aber das Teilen von wichtigen Unternehmenskennzahlen über eine kabelgebundene Schnittstelle des Laptops. BYOD beschreibt eine offene Haltung der IT eines Unternehmens gegenüber verschiedenen Geräten und Systemen.
Unternehmen, die das BYOD Prinzip anwenden, profitieren in der Regel insbesondere von Kosteneinsparungen. Da Mitarbeiter primär ihre privaten Geräte verwenden, kann ein Unternehmen die Anschaffung solcher Geräte weitgehend reduzieren. Darüber hinaus sind die Nutzer mit ihren eigenen Geräten in der Regel bestens vertraut, was zu einer gesteigerten Produktivität führt und den Schulungsbedarf reduziert. Zuletzt führt die Integration von BYOD zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Doch neben Vorteilen gibt es Risiken, die nicht unbeachtet bleiben dürfen. Neben IT-Risiken wie beispielsweise einer Schadsoftware ist im Kontext der Meetingräume besonders der Übertragungsweg ein Risikofaktor. Denn heute werden die meisten Inhalte kabellos per Streaming übertragen und es besteht die Möglichkeit, dass die Signale zwischen dem Endgerät als Sender und dem Beamer als Empfänger unautorisiert abgegriffen werden. Bei sensiblen Informationen wie bspw. Patente neuer Produkte oder nicht offiziellen Kennzahlen kann dies weitreichende Schäden oder Wettbewerbsnachteile mit sich bringen. Um dies zu verhindern wurden Systeme entwickelt, die nach der ISO27001 für Informationssicherheit zertifiziert sind und regelmäßig durch Firmware-Updates verbessert werden.
„Bring your own meeting“ beschreibt die Möglichkeit, sein eigenes virtuelles Meeting auf dem eigenen Gerät mitzubringen und im Meetingraum mit der Technik zu verbinden, sodass mehrere Personen daran teilnehmen können. BYOM kann man sich am besten als eine Erweiterung von BYOD vorstellen. So kann ein Nutzer sein eigenes Gerät mit in den Besprechungsraum bringen und ein Meeting über beispielsweise Microsoft Teams, Zoom oder WebEx, organisieren.
Der essenzielle Vorteil von BYOM besteht darin, dass nicht die Technik in dem Gerät des Nutzers verwendet wird, sondern das Meeting über Kamera, Display und Lautsprecher im Meetingraum abgehalten wird. Dadurch erhöht sich die potenzielle Anzahl der Meetingteilnehmer erheblich und es wird verhindert, dass mehrere Personen vor einem einzigen Laptop sitzen müssen, um an der Konferenz teilzunehmen. Der Nutzer befindet sich in seiner gewohnten Hard- und Softwareumgebung und kann dennoch gewisse Abstandsregeln einhalten.
Da Meetingräume durch BYOM lediglich mit Peripheriegeräten wie Kamera, Mikrofon und Lautsprecher anstatt eines vollwertigen Videokonferenzsystems ausgestattet werden müssen, kann das Unternehmen von geringeren Kosten profitieren. Darüber hinaus sind BYOM-Systeme weitestgehend interoperabel mit Anbietern wie Microsoft Teams, Zoom oder Cisco WebEx was gleichzeitig zu einer steigenden Produktivität führt.
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